Управление на документи с помощта на програми

В съвременните условия системите за електронен документооборот (EDM) все повече придобиват статут на задължителен елемент от ИТ инфраструктурата. Благодарение на такива системи промишлените предприятия и търговските дружества повишават ефективността на своята дейност. Докато в държавните институции прилагането на SED технологиите позволява решаване на задачи, свързани с вътрешното управление, взаимодействието с населението, както и междуведомственото взаимодействие.

Система за електронен документооборот

Въпреки факта, че SED (SEDO) е общоприето съкращение, се използват и SAD (или система за автоматизиране на воденето на записи) или SADO (или система за автоматизация на документооборота).

Ако се обърнете към Wikipedia, можете да кажете, че системата за управление на електронни документи е организационна и техническа система, която ви позволява да осигурите процеса на създаване, по-нататъшно разпространение, както и управление на достъпа до електронни документи в компютърни мрежи. Освен това SED действа като „контролиращ орган“ върху потока от документи, изпратени до организацията.

Първоначално този тип система действаше само като инструмент за автоматизиране на задачите в класическия офис мениджмънт. Въпреки това с течение на времето те започнаха да изпълняват по-голям списък от задачи. Към днешна дата разработването на система за електронно управление на документи включва решаване не само на задачи като работа с кореспонденция и документи от организационен и административен характер, но и работа с различни документи, свързани с вътрешното функциониране на компанията (документи за персонала, справка, проектна и нормативна документация, договори и др.).

Освен това SED може да помогне при решаването на приложни задачи, където основният компонент е работата с документация, представена в електронен вид. пример,това може да бъде контрол върху взаимодействието с клиентите, привеждане на работата на сервизния отдел в автоматичен режим, обработка на жалби от обществеността, осъществяване на процеса на организиране на документооборота на проекта и др.

С други думи, днес системата за електронен документооборот може да се припише на всяка информационна система, която позволява работа с документи в електронна форма.

Като потребители на технологиите на системите за електронен документооборот има фирми с различна специфика и предмет на дейност. Въпреки това основният потребител остава публичният сектор (около 30%). Важното е, че стабилността на този вид пазар се основава на интереса на държавата към SED. И дори условията на кризата не попречиха на неговото развитие.

Разработчици на SED

При избора на решение, свързано със системи за електронно документооборот, клиентът има възможност да разгледа различни варианти. Това може да бъде решение в кутия, разработка по поръчка или решение, базирано на конкретна платформа. По правило руските разработчици предлагат готови решения на своите клиенти, докато западните са доставчици на платформи, въз основа на които е възможно да се реализират проектни решения, както и разработка по поръчка.

Компанията Cognitive Technologies предлага системата E1 Euphrates

Ако говорим за статистика, тогава 95% от общата структура на пазара за внедряване на проекти на системи за електронно управление на документи се пада именно на дела на руските разработчици. Едно от обясненията за това състояние на нещата е, че спецификата на работа с тези или други документи, която се основава на местни традиции (основи) на управление, е силна в Русия.

Решения предлагани от фирма "Електронни офис системи" (ЕОС)

Трябва да се отбележи, че някоидоставчиците започнаха да предоставят на клиентите SED в режим на софтуер като услуга (SaaS). Въпреки това, такъв подход все още се проявява под формата на запознаване с възможностите, предлагани от системата, и не действа като реален подход за автоматизация на документния поток. Това се дължи на факта, че за начало е необходимо да се идентифицират надеждността и качеството на комуникационните канали, както и да се установят по-доверителни отношения между страните.

Върнете се към съдържанието

Управление на корпоративно съдържание

Системите за управление на корпоративно съдържание (ECM) са тенденция, която в момента е в начален стадий. Те представляват метод за управление на информационните ресурси на организацията или метод за управление на корпоративната информация.

Фирма "КОРУС Консултинг" предлага решения на платформата EMC Documentum

Документооборотът в концепцията ECM се разглежда като една от задачите за осигуряване на работа, свързана с корпоративната информация. Западните разработчици са предимно привърженици на този подход. Но въпреки факта, че търсенето на този вид технология в Русия едва се формира, много местни ECM включват някои ECM компоненти, включително управление на документи и техните изображения, съхранение на документи за дълъг период от време, работен процес или управление на работа разделени на потоци, както и работа с документи от колективен характер. Технологиите SED се различават от ECM, тъй като в последния въпросите за управление на уеб и мултимедийно съдържание са по-задълбочено разработени.

Фирма DIRECTUM предлага системата ECM клас DIRECTUM

Върнете се към съдържанието

SED в Русия

Сред най-често срещаните електронни системи за управление на документи в Русия могат да се разграничат следните:

• Directum
• Globus Professional
• DocsVision
• 1C: Документооборот
• СЛУЧАЙ
• PayDox
• ЕФРАТ
• Шеф-референт
• МОТИВ

Върнете се към съдържанието

Държава и SED

През периода 2009-2010 г. държавата започна да реализира в Русия редица глобални инициативи, които са свързани с организирането на електронно взаимодействие, проявено в официална форма, между държавата, бизнеса и населението. Тези инициативи са насочени към увеличаване на процента на проникване на ИТ в различни аспекти, разбира се, не само на държавния, но и на социалния живот. Това включва одобряване на списъка с услуги, предоставяни от държавата на населението чрез интернет, както и одобряване на разпоредби относно функционирането на системата за междуведомствен обмен на документи. Това беше първата важна стъпка към прилагането на концептуалната система за „електронно правителство“.

Важно е да остане отворен въпросът за правното основание на електронния документ. Към днешна дата дейностите на неговите участници се регулират от GOST, разпоредби, както и закони за използването на EDS (електронен цифров подпис) и за ИТ, както и инструкции за архивни въпроси и водене на записи.

В резултат на това се оказва, че процедурата и правилата за работа с документи са определени на ниво държавно регулиране, както и има изисквания, насочени към гарантиране на сигурността на такива системи, но правният статут на самия електронен документ има не са записани в законодателството.