Служебна бележка - предназначение и пример за изписване

Съдържание

• 1 Как да напиша правилно служебна бележка?
• 2 Пример за писане на служебна бележка
• 3 Служебна бележка - празна формалност?

По същество служебна бележка? инструмент за бизнес кореспонденция в рамките на организацията, между служителите, не са подчинени един на друг. В този случай, ако служителят напише бележка до висшестоящо лице, тя няма да се нарича служебна, а докладна.

Целта на бележката е да обясни и съгласува аспекти на бизнес въпроси, свързани с работата на служител или отдел и свързани с работата на друг служител или отдел. Бележка се пише в случаите, когато устната комуникация не е достатъчна и искането трябва да бъде документирано.

Трябва да се отбележи, че служебната бележка е само спомагателен документ, който не се регулира от OKUD. Следователно цялата информация в служебните бележки не съдържа заповеди и заповеди.

Как да напиша правилно служебна бележка?

Формата на писане е безплатна. Въпреки това, както във всеки документ, е необходимо да се спазват общите правила за изготвяне на документи, а именно да се посочи:

• на кого е назначен (F.V.O. в дателен падеж и длъжност);
• наименование на документа, дата, номер на бележката;
• тема или заглавие на кратка бележка;
• в "тялото" на бележката се описва ситуацията и се уточнява искането или се очертават действията на автора във връзка със ситуацията;
• длъжност на съставител, неговият подпис и Ф.В.О., понякога се изискват и подписи на заинтересовани лица.

Препоръчително е да избягвате ненужни думи и сложни изрази в бележката. Необходимо е по същество да се очертае същността на проблема или ситуацията, ако е възможно, направете го накратко. Тъй като банкнотата посочва нейния сериен номер, логично е такива банкноти да се регистрират вспециално списание. Дизайнът на "капачката" може да бъде централен или ъглов (завързан към ръба на документа).

За да се избегнат различни варианти, всяка фирма разработва собствена бланка. В същото време е възможно да се ръководи от правилата на Руската федерация GOST R 6.30-2003 "Унифицирани системи за документация".

За служителите ще бъде по-лесно да изготвят документи, ако има ръководство с инструкции , одобрено със заповед на мениджъраи с общи инструкции за писане на различни видове бележки (отчетни, официални, обяснителни).

Идеалният вариант е да поставите образци за писане до такива инструкции и/или да предоставите на служителите готови формуляри.

За предприятия, чието управление на документи е до голяма степен компютъризирано, дневникът на регистрациите, формулярите за бележки и готовите документи могат да се съхраняват в отделна папка, достъпна през локалната мрежа за всички заинтересовани потребители.

Може също да ви е интересно да научите повече за попълването на молба за работа. Можете да прочетете за това тук.

А също и полезна информация за пълномощни за право на подпис, с примери за тяхното писане.

Пример за писане на служебна бележка

Катедра по автоматизация Началник отдел продажби

"ADA" LLC на I. N. Slavianskyi

СЛУЖЕБНА БЕЛЕЖКА

04.04.15 г. бр.3-4/8

Относно информирането на потребителите на компютри

Новият софтуер ще бъде инсталиран във вторник, 7 април 2015 г. Молим ви да информирате мениджърите за необходимостта от прехвърляне на цялата работна информация на преносим носител, за да се избегне загубата й по време на процеса на преинсталиране.

Началник отдел автоматизация (подпис) А. П. Вениаминов

Пример за написване на сервизна бележка - изтегляне.

Официаленбележката празна формалност ли е?

Разбира се, за малка компания бележката може да бъде ненужна формалност, отнема време и усилия. Но в голяма организация, където има много служители, има отдели, бележката може да бъде полезна. В този случай бележката ще служи като писмено напомняне за необходимите взаимодействия между отделите.

В големите структури небрежността при изготвянето на бележка или пренебрегването на нейното изготвяне може да доведе до прекомерно време, изразходвано за изясняване на всякакви обстоятелства, намиране на отговорните за възникването на проблеми и непоследователност в работата на отделите.

За да си представим ясно необходимостта от правилно отношение към официалната документация, нека си представим такава ситуация. Във връзка с всеки празник икономическият отдел определя допълнителен работен ден на своите служители за своевременно почистване на територията.

Неуведомяването на отдела по сигурността може да доведе до недоразумение. Служителите просто няма да бъдат допуснати, тъй като от охраната не знаят нищо за мерките във връзка с празника.

Въпроси относно служебни бележки

Как да напишем бележка, за да убедим директора да финансира закупуването на компютър (абонамент за счетоводен журнал) и т.н.?

Обръщането към директора не е хоризонтална комуникация и следователно такава бележка няма да се счита за официална. Обръщение към шефа е докладна бележка.

Какъв формат на листа се използва за официални бележки?

В съответствие с GOST R 6.30-2003 документите се съставят на листове с формат А4.

Правилно ли е да поставите печат „Одобрявам“ върху служебна бележка?

Няма такъв. Бележката е начин за комуникация между отделите. Отговор на въпрос или предлагане на бележкасе съставя като съответна служебна бележка. В същото време номерът на бележката, на която е написан отговорът, е посочен в заглавката на отговора.